En momentos de crisis las empresas necesitan una forma de mantener la continuidad del negocio sin afectar la salud de sus colaboradores. Estas emergencias pueden ser tales como la situación actual causada por el coronavirus (COVID-19) o situaciones de emergencias climáticas como huracanes o inundaciones.
Por esta razón Microsoft quien aconsejó a sus trabajadores a trabajar remotamente desde sus casas para evitar riesgo de contagio. Uno de las primeras oficinas de Microsoft en ser afectadas y la cual tuvo que cerrar temporalmente fue Microsoft China. Lily Zheng, directora para esta división, compartió sus experiencias propias y de clientes manifestando como cada escuela, colegio, hospital y oficina se tuvo que adaptar para convertirse en una organización distribuida.
Office 365 como herramienta indispensable para trabajo en línea
Microsoft Office 365 es una herramienta importante para empresas, colegios, universidades y hospitales que permiten a su personal movilidad al brindarle acceso a documentos en línea desde cualquier parte y a tener reuniones con video llamadas o videoconferencias desde cualquier dispositivo.
Algunas recomendaciones de Microsoft China para aprovechar mejor estas herramientas según la experiencia de trabajar remotamente:
1- Inmediatamente abrir las líneas de comunicación
Cuando los colaboradores trabajan remotamente, es indispensable asegurarse que todos se mantenga actualizados con el negocio. Transmitir videos para difundir mensajes al personal para asegurarse que todos tengan acceso a la información más actualizada.
Mientras todos tratan de encontrar balance con actividades del hogar, videos pre-grabados le da la oportunidad al personal de ponerse al día en caso de que no puedan atender una reunión en línea o evento en vivo.
2- Mantenerse en marcha
Es importante no posponer plantes esperando a que todos se pongan de acuerdo para reunirse, se debe encontrar maneras para mantenerse en marcha moviendo todo en línea, creando calendarios claros y comunicando actividades e información de manera cuidadosa para que el personal no se sienta abrumado.
3- Incluso reuniones grandes pueden hacerse en línea
Muchos de nosotros estamos acostumbrados a llamadas rápidas con algunos compañeros de trabajo pero reuniones formales grandes pueden ser exitosas en línea. Una de las maneras en las que un hospital está manteniendo reuniones grandes con el personal es por medio de Teams.
La clave para reuniones exitosas es fijar una agenda clara, resolver cualquier inconveniente de audio antes del inicio de la reunión y tomar notas claras para compartir para su seguimiento más tarde. Es posible también grabar la reunión para aquellos que no pudieron participar.
¿Cómo empezar?
En Nova Cloud contamos con experiencia en la implementación de todas estas herramientas y servicios disponibles por medio de Microsoft Office 365. Contáctenos para asesoramiento gratis.
Personal de Microsoft China trabajando desde sus casas para evitar contagio de coronavirus.
Daniel es Cloud Solutions Manager de Nova Cloud. Certificado por Microsoft como Azure Administrator, desarrolla proyectos de la mano con clientes de implementación y migración de infraestructura a la nube.